Решение о награждении принимает специальная комиссия, которую возглавляет заместитель мэра города – управляющий делами Вячеслав Безлепкин. В состав комиссии входят представители администрации города, государственного архива Хабаровского края, общества охраны памятников истории и культуры, общественных организаций, историки-краеведы.
Ходатайства о награждении предприятия, организации, учреждения и жители города могут представить до 1 марта в секретариат комиссии по адресу: ул. Калинина, 110, тел. для справок: 32-79-22, 57-71-00, 32-52-97.
В документах должен быть отражен перечень основных заслуг, связанных с сохранением истории города Хабаровска (организация работы по выявлению и сохранению документов и предметов, имеющих значение для истории города, создание семейных архивов и частных коллекций, а также наличие в них уникальных документов и предметов историко-культурного значения).
В соответствии с положением, утвержденным постановлением администрации Хабаровска, ежегодно может быть вручено 3 - 5 памятных знаков. Право обладания знаком подтверждается именным письменным удостоверением, лауреату вручается также премия в размере пяти тысяч рублей.
Сведения о награжденных заносятся в книгу лауреатов памятного знака «Лучший хранитель истории». Вручение наград пройдет в рамках мероприятий, посвященных Дню рождения города.