В соответствии с положением, почетными дипломами могут быть награждены как постоянно проживающие на территории Хабаровска горожане, так и граждане, живущие за пределами дальневосточной столицы.
Почетный диплом мэра Хабаровска может быть присужден гражданину только один раз, а вручаться награда будет проводиться в рамках мероприятий, посвященных Дню города.
Выдвинуть кандидатуры на присуждение почетного диплома могут общественные организации, предприятия всех форм собственности, трудовые коллективы, объединения, деятели культуры и спорта.
Для этого необходимо представить следующие документы: ходатайство, характеристику кандидата, копии протоколов или выписки из протоколов по выдвижению кандидатур. Заявителям необходимо представить документы в комитет по управлению округом либо по месту жительства гражданина, либо по месту нахождения юридического лица, ходатайствующего о награждении.
Документы должны быть представлены в срок с 25 октября по 25 декабря. Комитеты по управлению округами рассматривают документы, готовят заключение и до 20 января будущего года направляют их в городскую комиссию.
До 20 февраля комиссия в составе руководителей подразделений администрации города, представителей общественных организаций принимает решение, которое утверждается распоряжением мэра Хабаровска.